Todo sobre el nuevo registro horario digital obligatorio en España 2026: requisitos del anteproyecto, plazos de adaptación, sanciones y guía práctica para pymes y autónomos.
El registro horario ya es obligatorio en España desde 2019 (Real Decreto-ley 8/2019). Sin embargo, el Gobierno está impulsando una reforma que endurece los requisitos y exige que el registro sea exclusivamente digital, trazable y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo.
Esta guía está diseñada para autónomos con empleados, pymes, responsables de RRHH y administradores de empresas que necesitan entender qué viene y cómo prepararse. Como responsable de varias empresas (Chorario.com, Alea JPB, Copiadoras La Loma, Vacaciones en Vera Playa), he vivido en primera persona el reto de gestionar equipos y cumplir con la normativa laboral. Esta guía recoge lo que he aprendido y las fuentes oficiales que he consultado para tomar decisiones informadas.
El Consejo de Ministros aprobó el anteproyecto el 4 de febrero de 2025 como parte de la reforma de la jornada laboral, aunque finalmente se desvinculó de la reducción a 37,5 horas para tramitarse por separado. Estas son las principales novedades respecto a la normativa actual:
| Aspecto | Normativa actual (RDL 8/2019) | Propuesta reforma 2026 |
|---|---|---|
| Formato del registro | Permite papel, Excel o apps | Obligatorio digital — no válidos métodos manuales |
| Acceso Inspección | Previa petición a la empresa | Acceso remoto y en tiempo real |
| Detalle de la jornada | Entrada y salida obligatoria | Incluye pausas, horas extra y jornadas flexibles |
| Fichaje personal | No especificado | Personal e intransferible — no puede hacerlo otra persona |
| Trazabilidad | No regulada | Todas las modificaciones deben quedar registradas |
| Datos biométricos | Sin regulación específica | Prohibidos salvo ausencia de alternativa (criterio AEPD) |
Fuente: Elaboración propia a partir del Anteproyecto de Ley y documentación del Ministerio de Trabajo.
Una de las novedades más relevantes es que el registro deberá reflejar "todas aquellas interrupciones de la jornada que afecten a su cómputo". Esto incluye, en teoría, pausas para café, fumar u otras interrupciones que no formen parte del tiempo de trabajo efectivo.
Según Jesús Prieto, vocal del Sindicato de Inspectores de Trabajo (SITSS), esta medida "es una garantía para la empresa, que podrá justificar mejor los pagos y la duración de la jornada de cada trabajador". Sin embargo, los convenios colectivos pueden especificar qué pausas se consideran tiempo de trabajo efectivo.
El anteproyecto endurece el régimen sancionador. Las multas por ausencia de registro o falseamiento de datos se calcularán por cada trabajador afectado:
En el caso de que el incumplimiento genere riesgo grave para la seguridad y salud de los trabajadores, se calificará como infracción muy grave.
El registro horario se ha convertido en un tira y afloja entre el Ministerio de Trabajo y el de Economía.
Aquí ha habido debate. El Ministerio de Trabajo defiende que el plazo para la digitalización es de seis meses desde que se aprueban las especificaciones técnicas del registro. El Ministerio de Economía ha abogado por ampliarlo a un año, especialmente para pymes.
Según el anteproyecto, la obligación de registro electrónico entraría en vigor a los seis meses de la publicación en el BOE de las especificaciones técnicas. El resto de obligaciones (acceso remoto, etc.) entrarían en vigor a los 20 días de la publicación del Real Decreto.
No cualquier sistema digital vale. El registro debe cumplir con los requisitos de objetividad, fiabilidad, trazabilidad y accesibilidad que exige el anteproyecto. Además, debe respetar el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el criterio de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
El anteproyecto no exige una tecnología concreta, sino que el sistema cumpla los requisitos. Estas son algunas opciones válidas:
La obligación de registrar la jornada también se aplica al teletrabajo. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia ya lo establece, y el nuevo anteproyecto lo refuerza exigiendo fichaje digital desde cualquier ubicación.
Para trabajadores en remoto, las soluciones más habituales son:
El registro de teletrabajo también debe incluir pausas y horas extra, al igual que el trabajo presencial.
El nuevo registro horario digital plantea importantes cuestiones de protección de datos. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha emitido criterios claros al respecto.
Según la AEPD, no se precisa el consentimiento del trabajador para el registro de jornada, ya que la base legal es el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c del RGPD).
Sin embargo, la empresa tiene el deber de informar claramente a los trabajadores sobre:
Obtener un consentimiento formal (aunque no sea obligatorio) puede ser una buena práctica para documentar que la empresa ha cumplido con su deber de información.
La AEPD prohíbe con carácter general el uso de datos biométricos para el registro de jornada, al considerarlos categorías especiales de datos con alto riesgo para los derechos de los trabajadores.
Solo serían válidos si se da alguna de estas excepciones:
En la práctica, no se recomienda usar sistemas biométricos para el registro horario, ya que la AEPD los considera de alto riesgo y su uso puede generar sanciones.
El incumplimiento del registro horario se considera una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
| Infracción | Sanción (por trabajador) |
|---|---|
| Ausencia de registro o falseamiento de datos (grado mínimo) | 1.000 - 2.000 € |
| Ausencia de registro o falseamiento de datos (grado medio) | 2.001 - 5.000 € |
| Ausencia de registro o falseamiento de datos (grado máximo) | 5.001 - 10.000 € |
| Incumplimiento que genera riesgo grave para la seguridad y salud | Infracción muy grave (sanciones superiores) |
Fuente: Anteproyecto de Ley de reducción de jornada y registro horario.
Importante: Las multas se calculan por cada trabajador afectado. Si tienes 10 empleados y no tienes registro, puedes recibir hasta 100.000 € de sanción en el grado máximo.
¿Usas papel, Excel o una app? Evalúa si cumple con los requisitos digitales, de trazabilidad y acceso remoto. Si no es así, necesitarás cambiarlo.
Opta por una solución que garantice: fichaje personal, trazabilidad de modificaciones, acceso remoto para Inspección, y cumplimiento del RGPD. Chorario.com cumple con todos estos requisitos.
El anteproyecto exige que la empresa elabore un documento que regule cómo se ficha, cómo se corrigen errores y cómo se evalúa el sistema, con participación de la representación de los trabajadores.
Comunica a tu equipo el nuevo sistema, cómo funciona, qué datos se recopilan y durante cuánto tiempo se conservan. Cumple con el deber de información del RGPD.
La reforma refuerza el derecho a la desconexión digital (art. 88 de la LOPDGDD). Debes configurar los sistemas para que no se envíen notificaciones fuera de horario.
Los trabajadores deben saber cómo fichar, qué hacer si hay errores y cómo consultar sus registros. Una buena formación reduce errores y conflictos.
Asegúrate de que tu sistema guarda los registros durante 4 años y los mantiene a disposición de trabajadores, representantes e Inspección.
La Inspección de Trabajo ya está sancionando los registros manuales aunque la norma no esté aprobada, porque el criterio inspector se ha endurecido.
Solución: Digitaliza cuanto antes. Chorario.com ofrece una solución sencilla para pymes.
La AEPD lo prohíbe salvo excepciones muy justificadas. El uso de huella o reconocimiento facial puede generar sanciones por protección de datos.
Solución: Usa sistemas no biométricos: app móvil, web o lector con tarjeta/código QR.
Es un requisito que ya existe desde 2019. No tener los registros históricos es una infracción grave.
Solución: Asegúrate de que tu sistema almacena los datos el tiempo mínimo exigido.
El RGPD exige que los empleados conozcan qué datos se recopilan y con qué finalidad. No hacerlo es una infracción de protección de datos.
Solución: Entrega una política de privacidad laboral y, si es posible, obtén un consentimiento firmado.
No, la reforma se aprobará en septiembre de 2026. El Consejo de Ministros tiene previsto tramitarla tras el verano, según el acuerdo entre los ministerios de Trabajo y Economía. El anteproyecto ya fue aprobado en febrero de 2025, pero la tramitación se ha retrasado debido al dictamen desfavorable del Consejo de Estado.
El plazo previsto es de 6 meses desde la aprobación de las especificaciones técnicas del registro. Si la reforma se aprueba en septiembre de 2026, la obligatoriedad del registro digital entraría en vigor entre marzo y abril de 2027. El resto de obligaciones (acceso remoto, etc.) entrarían en vigor a los 20 días de la publicación del Real Decreto.
Afecta a todas las empresas y autónomos con empleados en plantilla, sin excepción por tamaño o sector. Quedan excluidos el personal de alta dirección (Real Decreto 1382/1985) y los miembros de órganos societarios sin relación laboral.
Sí, el anteproyecto exige registrar "todas aquellas interrupciones de la jornada que afecten a su cómputo". Esto incluye pausas para café, fumar, o cualquier interrupción que no sea tiempo de trabajo efectivo. Sin embargo, si el convenio colectivo considera que ciertas pausas son tiempo de trabajo, no se descontarán del cómputo.
No, el anteproyecto exige sistemas digitales que garanticen trazabilidad y autenticidad. El Excel no permite saber quién ha modificado un dato, cuándo y por qué. Además, la Inspección de Trabajo ya considera que el Excel no es suficiente porque es fácilmente manipulable.
Con carácter general no. La AEPD prohíbe el uso de datos biométricos para el registro de jornada, salvo que no exista una alternativa técnica menos invasiva y se obtenga consentimiento explícito y revocable. En la práctica, no se recomienda, ya que hay muchas alternativas (app, web, tarjeta, código QR).
4 años, según establece el Real Decreto-ley 8/2019 y confirma el anteproyecto. Durante ese periodo, los registros deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
El registro horario también es obligatorio para trabajadores en teletrabajo (Ley 10/2021). Debes usar un sistema digital accesible desde cualquier ubicación, como una app móvil o una plataforma web. El sistema debe garantizar la identificación del trabajador y la trazabilidad de los registros.
El coste varía según la solución elegida. El Consejo de Estado estimó un coste inicial de 867 millones de euros para el conjunto del tejido empresarial. Para una pyme o autónomo, existen soluciones asequibles como Chorario.com, que ofrece planes adaptados a diferentes necesidades. El coste de la sanción (hasta 10.000 € por trabajador) es siempre mayor que la inversión en una solución digital.
El incumplimiento se considera infracción grave y conlleva multas de 1.000 a 10.000 € por trabajador afectado. Además, si el incumplimiento genera riesgo grave para la seguridad y salud, se califica como infracción muy grave con sanciones superiores.
Sí. El anteproyecto establece el acceso remoto y en tiempo real de la Inspección de Trabajo a los registros. Además, el anteproyecto de ley de reducción de jornada ya establecía que la Inspección puede acceder sin previo aviso. Con el nuevo sistema digital, podrán hacerlo de forma inmediata y sin necesidad de personarse en la empresa.
La reforma del registro horario es inminente. Aunque la aprobación se ha retrasado, la tendencia es clara: registro digital obligatorio, trazable y accesible para la Inspección. La única incertidumbre es el plazo exacto.
Esto es lo que debes hacer:
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P. Ramírez (P.VLV), CEO de Chorario.com, Alea JPB y Copiadoras La Loma. Con más de 20 años de experiencia gestionando equipos y administrando empresas, sé lo complicado que es cumplir con la normativa laboral mientras mantienes el negocio en marcha. Esta guía nace de la necesidad real de tener información clara, práctica y con fuentes oficiales para tomar decisiones con confianza.