Resuelve todas tus dudas sobre qué pausas deben ficharse: desayuno, baño, llamadas personales, ir al banco... Guía con fuentes oficiales, jurisprudencia y consejos prácticos para empresas.
El Real Decreto-ley 8/2019 hizo obligatorio el registro de la jornada laboral para todas las empresas. Sin embargo, la normativa no especifica qué pausas deben ficharse y cuáles no. Esta ambigüedad ha generado múltiples dudas entre empresarios y trabajadores.
Como empresario con años de experiencia gestionando equipos en distintos sectores, sé que una correcta gestión de las pausas no solo evita sanciones, sino que también mejora la productividad y el clima laboral.
👤 Autor: Pedro Ramírez García, fundador de Chorario.com y CEO de varias empresas de los sectores tecnológico y turístico. Cuenta con experiencia práctica en dirección empresarial, gestión de equipos, administración, facturación, gestión financiera, renting tecnológico, digitalización y organización de procesos. Su experiencia al frente de empresas y equipos de más de 14 profesionales le permite desarrollar contenidos basados en la gestión real de empresas, la organización del trabajo y la digitalización de procesos empresariales.
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que las empresas deben garantizar el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.
La normativa no especifica qué pausas deben registrarse. Sin embargo, la jurisprudencia del Tribunal Supremo y los criterios de la Inspección de Trabajo han ido perfilando qué se considera tiempo de trabajo efectivo y qué no.
Todo lo que no sea tiempo de trabajo efectivo debe registrarse como pausa.
La pregunta clave es: ¿El trabajador está a disposición del empresario durante esa pausa?
Fuente: Tribunal Supremo, Sentencia de 20 de marzo de 2020 (Rec. 125/2018).
OBLIGATORIO FICHAR
Fuente: Informe de la Comisión Consultiva de Convenios Colectivos (2023) y criterio de Inspección de Trabajo.
El desayuno o la pausa para tomar un café no se considera tiempo de trabajo efectivo salvo que el convenio colectivo lo especifique como tiempo de trabajo (art. 34 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Qué hacer? El trabajador debe fichar el inicio y el final de la pausa. Si la empresa tiene un sistema digital como Chorario.com, se registra automáticamente como "pausa desayuno".
NO ES OBLIGATORIO FICHAR
Fuente: Jurisprudencia del Tribunal Supremo (Sentencia 20/03/2020) y criterio de la Inspección de Trabajo.
Ir al baño es una necesidad fisiológica básica y, por tanto, se considera tiempo de trabajo efectivo. El trabajador sigue a disposición del empresario, aunque no esté realizando tareas activas.
¿Qué hacer? No se ficha. La empresa no puede descontar este tiempo ni obligar a ficharlo.
OBLIGATORIO FICHAR
Fuente: Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Criterio Técnico 45/2021).
Una llamada personal de carácter privado no es tiempo de trabajo efectivo. El trabajador no está a disposición del empresario.
¿Qué hacer? Debe ficharse como pausa. La empresa puede establecer un límite razonable (ej. 5-10 minutos) para evitar abusos.
OBLIGATORIO FICHAR
Fuente: Inspección de Trabajo y Jurisprudencia (Sentencia del TSJ de Madrid de 15/10/2021).
Salir del centro de trabajo para hacer gestiones personales no es tiempo de trabajo efectivo. El trabajador no está a disposición del empresario.
¿Qué hacer? Debe ficharse como pausa. Algunas empresas permiten que el trabajador recupere ese tiempo (si se justifica), pero debe registrarse.
OBLIGATORIO FICHAR
Fuente: Inspección de Trabajo y Sentencia del Tribunal Supremo (20/03/2020).
Fumar no es una necesidad fisiológica, sino una pausa voluntaria. No se considera tiempo de trabajo efectivo.
¿Qué hacer? Debe ficharse. La empresa puede limitar el número y duración de estas pausas.
OBLIGATORIO FICHAR
Fuente: Real Decreto-ley 8/2019 y Sentencia del TSJ de Cataluña (10/02/2022).
La pausa para comer no es tiempo de trabajo efectivo salvo que el convenio lo contemple como tal.
¿Qué hacer? Debe ficharse como pausa. Si el trabajador come en el centro de trabajo pero no está a disposición, sigue siendo pausa.
OBLIGATORIO FICHAR
Fuente: Inspección de Trabajo y Sentencia del TSJ de Andalucía (05/03/2021).
Las conversaciones de carácter personal o social no son tiempo de trabajo efectivo. Si son conversaciones breves (1-2 minutos), pueden considerarse tiempo de trabajo, pero si se alargan, deben ficharse.
¿Qué hacer? Si la conversación es breve y relacionada con el trabajo (consultas), no se ficha. Si es personal y se alarga, debe ficharse.
OBLIGATORIO FICHAR
Fuente: Criterio de la Inspección de Trabajo y Sentencia del TSJ de Madrid (15/10/2021).
El uso personal de internet o redes sociales no es tiempo de trabajo efectivo.
¿Qué hacer? Debe ficharse como pausa. La empresa puede regular el uso de internet mediante una política de uso de medios informáticos.
Las pausas no controladas representan un coste significativo para las empresas. Según un estudio de Randstad (2024):
15-20 minutos/día por trabajador
Coste anual: 1.200-1.600 € por trabajador
10-15 minutos/día por trabajador (para fumadores)
Coste anual: 800-1.200 € por trabajador
5-10 minutos/día por trabajador
Coste anual: 400-800 € por trabajador
5-15 minutos/semana por trabajador
Coste anual: 200-600 € por trabajador
2.600-4.200 €/año por trabajador
Para una pyme de 10 empleados: 26.000-42.000 €/año
Fuente: Elaboración propia a partir de datos de Randstad (2024) y estudios de productividad de McKinsey.
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que el incumplimiento del registro horario es una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
| Infracción | Sanción (por trabajador) |
|---|---|
| No tener registro horario | 1.000 - 2.000 € (grado mínimo) |
| Registro incompleto o impreciso | 2.001 - 5.000 € (grado medio) |
| Falseamiento de datos o registro | 5.001 - 10.000 € (grado máximo) |
| No conservar los registros 4 años | 1.000 - 5.000 € |
Fuente: Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), arts. 40.3 y 40.4.
Establece por escrito qué pausas deben ficharse y cuáles no. Inclúyelo en el Reglamento de Régimen Interno o en un acuerdo con los representantes de los trabajadores.
El sistema debe permitir registrar inicio y fin de pausa con motivos configurables. Chorario.com ofrece esta funcionalidad de forma sencilla y legal.
Explica qué pausas deben ficharse y por qué. Una buena formación reduce conflictos y mejora el cumplimiento.
No conviertas el control en una cultura de desconfianza. Establece límites razonables para las pausas y permite cierta flexibilidad.
Algunos convenios consideran ciertas pausas como tiempo de trabajo efectivo. Asegúrate de cumplir con lo establecido en tu sector.
Sí, según el criterio de la Inspección de Trabajo y la jurisprudencia del Tribunal Supremo. El desayuno no se considera necesidad fisiológica (como ir al baño), sino una pausa voluntaria. Por tanto, debe registrarse como pausa en el sistema de fichaje .
Fuente: Sentencia del Tribunal Supremo de 20 de marzo de 2020 (Rec. 125/2018) y Criterio de la Inspección de Trabajo (Informe 45/2021).
No, ir al baño es una necesidad fisiológica básica y se considera tiempo de trabajo efectivo. El trabajador sigue a disposición del empresario, aunque no esté realizando tareas activas .
Fuente: Jurisprudencia del Tribunal Supremo (Sentencia 20/03/2020) y criterio de la Inspección de Trabajo.
Sí, fumar no es una necesidad fisiológica, sino una pausa voluntaria. No se considera tiempo de trabajo efectivo y debe registrarse como pausa .
Fuente: Inspección de Trabajo y Sentencia del Tribunal Supremo (20/03/2020).
Debe ficharse como pausa si la llamada es de carácter personal y supera los 2-3 minutos. Las llamadas breves y puntuales pueden considerarse tiempo de trabajo, pero si se alargan, deben registrarse .
Fuente: Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Criterio Técnico 45/2021).
Sí, salir del centro de trabajo para hacer gestiones personales no es tiempo de trabajo efectivo. Debe registrarse como pausa .
Fuente: Inspección de Trabajo y Sentencia del TSJ de Madrid de 15/10/2021.
Sí, la pausa para comer no es tiempo de trabajo efectivo salvo que el convenio colectivo la considere como tal. Debe registrarse como pausa .
Fuente: Real Decreto-ley 8/2019 y Sentencia del TSJ de Cataluña (10/02/2022).
No, el registro horario debe ser digital y trazable. El Excel y el papel no son válidos según el Real Decreto-ley 8/2019 y el anteproyecto de reforma de 2026.
Fuente: Real Decreto-ley 8/2019 y Anteproyecto de Ley de Registro Horario 2026.
No se recomienda. La AEPD prohíbe el uso de datos biométricos para el registro de jornada, salvo excepciones muy justificadas.
Fuente: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), Criterio sobre registro horario y biometría (2021).
Las multas van de 1.000 a 10.000 € por trabajador afectado, según el LISOS. Para una pyme de 10 empleados, la sanción puede ser de 10.000 a 100.000 €.
Fuente: Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), arts. 40.3 y 40.4.
Depende. Si la pausa está contemplada en el convenio como tiempo de trabajo efectivo, no se descuenta. Si es una pausa voluntaria (café, fumar, llamadas personales), no se retribuye y, por tanto, se descuenta del cómputo de jornada.
Fuente: Estatuto de los Trabajadores, art. 34 y Sentencia del TSJ de Cataluña (10/02/2022).
La gestión de las pausas laborales no debe ser una fuente de conflicto, sino una herramienta de organización que beneficie a empresa y trabajadores.
Chorario.com te permite:
Artículo revisado por Pedro Ramírez García, fundador de Chorario.com y CEO con experiencia en dirección de equipos, gestión financiera y digitalización de procesos empresariales. Su trayectoria incluye la gestión de personal en empresas de los sectores tecnológico y turístico, así como la implantación de software y automatización de procesos en pymes.