¿Un empleado se niega a fichar? Te explicamos cómo actuar: comunicación, advertencias, sanciones y consecuencias. Con base legal y ejemplos prácticos.
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que todas las empresas deben llevar un registro diario de jornada de sus trabajadores. Esta obligación recae sobre el empresario, pero implica que el trabajador debe colaborar fichando su entrada y salida.
Este artículo te guía sobre cómo actuar legalmente cuando un empleado se niega a fichar, qué pasos seguir y qué consecuencias puede tener.
El Real Decreto-ley 8/2019, en su artículo 10, establece que:
"La empresa deberá garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora."
La Inspección de Trabajo interpreta que esta obligación implica que los trabajadores deben colaborar activamente con el sistema de registro que la empresa ponga a su disposición.
El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores regula la jornada laboral, y el artículo 54 establece que el incumplimiento de las obligaciones laborales puede ser causa de despido disciplinario, siempre que sea grave y culpable.
Habla con el trabajador de forma privada y respetuosa. Pregúntale por qué no está fichando. Puede ser por desconocimiento, por olvido o porque el sistema no funciona bien. Documenta que has tenido esta conversación.
Ejemplo: "He observado que no has fichado los últimos días. ¿Ocurre algo? ¿El sistema te funciona bien? Recuerda que es una obligación legal."
Si la conducta persiste, envía un recordatorio por escrito (email o carta). Explica la obligación legal de fichar y pide que regularice su situación. Este documento es prueba de que has actuado.
Ejemplo de texto:
"Por medio de la presente, le recordamos que el registro horario es obligatorio según el Real Decreto-ley 8/2019. Le rogamos que a partir de la fecha comience a fichar su jornada diaria. Si tiene dificultades técnicas, póngase en contacto con RRHH."
Si el trabajador sigue sin fichar, envía una advertencia formal en la que se le comunique que su conducta puede ser considerada incumplimiento de sus obligaciones laborales y que puede derivar en sanciones disciplinarias.
Ejemplo de texto:
"Ante su reiterada negativa a realizar el registro diario de jornada, le comunicamos que esta conducta supone un incumplimiento de sus obligaciones laborales (art. 54 del ET). Si persiste, la empresa se verá obligada a iniciar un expediente disciplinario que podría derivar en sanción, incluido el despido procedente."
Si el trabajador sigue sin fichar, inicia un expediente disciplinario. La sanción debe ser proporcionada y justificada. El artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores regula las sanciones.
Posibles sanciones:
Importante: La sanción debe ser proporcional. El despido solo procederá si la conducta es reiterada y grave.
Durante todo el proceso, es fundamental documentar el incumplimiento. Guarda:
| Tipo de sanción | Fundamento legal | Observaciones |
|---|---|---|
| Amonestación por escrito | Art. 58 ET | Para faltas leves o primera vez |
| Suspensión de empleo (1-15 días) | Art. 58 ET y convenio | Para conductas reiteradas |
| Despido disciplinario | Art. 54.2 ET | Solo para faltas graves y culpables |
Fuente: Estatuto de los Trabajadores, arts. 54 y 58.
Si el trabajador denuncia que no hay sistema de fichaje (aunque sea porque él no quiere fichar), la Inspección de Trabajo investigará.
Lo que hará la Inspección:
Por eso es tan importante documentar que has puesto el sistema a disposición del trabajador y que has intentado que fichara.
Situación: Un trabajador lleva 3 semanas sin fichar a pesar de los recordatorios. Alega que "no le gusta el sistema" y que "ficha cuando quiere".
Actuación de la empresa:
Resultado: El trabajador recurre la sanción, pero la empresa gana el juicio porque documentó todo el proceso. El trabajador empieza a fichar.
Sí, pero solo si el incumplimiento es grave y reiterado según el art. 54 del ET. Un único día sin fichar no justifica el despido. Debe haber negativa expresa o reiteración después de advertencias.
Fuente: Estatuto de los Trabajadores, art. 54.
Si es puntual, puedes establecer un sistema de recordatorios automáticos (como Chorario.com). Si es reiterado, documenta cada olvido y advierte por escrito que es su obligación fichar.
Depende. Si el trabajador no ha fichado pero estaba trabajando, no puedes descontarle el salario. Lo que sí puedes hacer es sancionarle por no cumplir con la obligación de fichar.
Fuente: Jurisprudencia del Tribunal Supremo (Sentencia 20/03/2020).
Sí, la empresa es responsable de garantizar el registro (art. 10 del RDL 8/2019). Si la empresa no hace nada ante la negativa del trabajador, la sanción recae sobre la empresa, no sobre el trabajador.
Necesitas documentación que acredite:
Herramientas como Chorario.com generan informes automáticos que sirven como prueba.
Un trabajador que se niega a fichar no puede paralizar la empresa. La ley te ampara para exigir el cumplimiento de esta obligación.
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Artículo revisado por Pedro Ramírez García, es fundador de Chorario.com y CEO de varias empresas de los sectores tecnológico, empresarial y turístico. Cuenta con amplia experiencia en dirección empresarial, gestión de equipos, administración, facturación, finanzas y digitalización de procesos. Actualmente dirige Copiadoras La Loma, donde coordina la gestión empresarial, financiera, administrativa y el equipo técnico, formado por más de 14 profesionales, dentro de una empresa en crecimiento. También participa en la dirección de Alea JPB, especializada en renting tecnológicos, alquiler de maquinaria, dispositivos y soluciones de software. En el sector turístico, dirige y gestiona empresas dedicadas al alquiler y gestión de apartamentos turísticos, incluyendo Vacaciones Vera playa y apartamentos Turísticos, con actividad en destinos como Úbeda, Almerimar, Vera Playa y Carboneras. Su experiencia práctica en la gestión diaria de empresas, equipos y procesos le ha llevado a crear Chorario.com, una plataforma orientada al control horario, la gestión de empleados y la digitalización de procesos empresariales. En el Hub de Chorario.com comparte contenidos, guías, herramientas y recursos basados en su experiencia profesional en gestión empresarial, dirección de equipos, administración, productividad, digitalización, control horario y gestión de empresas.