Protección de Datos en los Sistemas de Fichaje: Guía RGPD 2024
Los sistemas de control horario manejan datos personales sensibles. Conoce cómo cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD en la gestión de fichajes.
📊 ¿Qué Datos Personales Maneja un Sistema de Fichaje?
Un sistema de control horario trata principalmente:
Datos Identificativos
- Nombre y apellidos
- DNI/NIE
- Número de seguridad social
- Fotografía (en algunos sistemas)
Datos Laborales
- Horarios de entrada y salida
- Días trabajados
- Horas extraordinarias
- Ausencias y permisos
Datos de Localización
- Ubicación del fichaje (si usa geolocalización)
- Dirección IP del dispositivo
- Dispositivo utilizado
⚖️ Bases Legales para el Tratamiento
Según el RGPD, el tratamiento de datos en fichajes se basa en:
Cumplimiento de Obligación Legal
Artículo 6.1.c RGPD: El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal (RD 8/2019).
Ejecución del Contrato
Artículo 6.1.b RGPD: Necesario para la ejecución del contrato laboral.
Interés Legítimo del Responsable
Artículo 6.1.f RGPD: Para la organización y gestión interna de la empresa.
📝 Medidas de Cumplimiento RGPD Obligatorias
Registro de Actividades de Tratamiento
Documentar todos los tratamientos de datos realizados, incluyendo:
- Finalidad del tratamiento
- Categorías de datos
- Destinatarios de los datos
- Plazos de conservación
Análisis de Riesgos y Evaluación de Impacto
Realizar una Evaluación de Impacto (EIPD) cuando el tratamiento suponga un alto riesgo para los derechos de los trabajadores.
Contratos con Encargados de Tratamiento
Firmar contrato con el proveedor del software (como Chorario) que actúe como encargado del tratamiento.
Medidas de Seguridad Adecuadas
Implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo.
Información a los Trabajadores
Comunicar de forma clara y transparente el tratamiento de sus datos.
🔐 Medidas de Seguridad Recomendadas
Medidas Técnicas
- Encriptación de datos sensibles
- Control de acceso con autenticación
- Copias de seguridad periódicas
- Registro de accesos (logs)
Medidas Organizativas
- Políticas internas de seguridad
- Formación a empleados
- Procedimientos ante brechas
- Auditorías periódicas
⏱️ Plazos de Conservación de Datos
Datos de Fichaje
4 años desde la finalización de la relación laboral
Según artículo 34.9 del Estatuto de los TrabajadoresDatos para Nóminas
5 años desde el pago
Según Ley General TributariaDatos para Prevención Riesgos
5 años desde la exposición
Según normativa de prevención⚠️ Sanciones por Incumplimiento del RGPD
Régimen Sancionador de la AEPD
La Agencia Española de Protección de Datos puede imponer multas de hasta:
- Infracciones leves: Hasta 40.000€
- Infracciones graves: Hasta 300.000€
- Infracciones muy graves: Hasta 20 millones de € o 4% facturación anual
✅ Checklist de Cumplimiento
🚀 Cómo Chorario te Ayuda con el RGPD
Encriptación de Datos
Todos los datos sensibles se almacenan encriptados.
Contrato de Encargado
Proporcionamos contrato RGPD como encargado del tratamiento.
Servidores en UE
Los datos se almacenan en servidores dentro de la Unión Europea.
Gestión de Plazos
Sistema automático de eliminación tras plazos legales.
Conclusión y Recomendaciones
El cumplimiento del RGPD en los sistemas de fichaje no es opcional. Para evitar sanciones y proteger los derechos de tus trabajadores:
- Documenta todos los tratamientos de datos
- Implementa medidas de seguridad apropiadas
- Informa adecuadamente a los trabajadores
- Elige proveedores que cumplan con el RGPD
- Realiza auditorías periódicas
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